Déléguer dans son entreprise : comment savoir quelles tâches déléguer en priorité ?

Quand on commence à manquer de temps dans son entreprise, il y a un conseil qui finit presque toujours par arriver :

« Tu devrais déléguer. »

Très bien.

Mais quoi ?

Parce qu’en théorie, quand on est entrepreneur, on pourrait déléguer énormément de choses. Sa comptabilité. Ses réseaux sociaux. Son administratif. Une partie de sa relation client. La mise en page de ses documents. La gestion de son agenda. Sa prospection.

Le problème, c’est que déléguer a un coût.

En argent, évidemment. Mais aussi en temps : il faut trouver la bonne personne, lui expliquer ce que tu fais, répondre à ses questions, vérifier au début que tout fonctionne correctement.

Alors plutôt que de chercher une liste des « tâches qu’un entrepreneur devrait déléguer », la vraie question est peut-être ailleurs :

Qu’est-ce que tu as réellement intérêt à déléguer dans ton entreprise ?

Les tâches les plus intéressantes à déléguer sont généralement celles qui te prennent du temps ou de l’énergie, qui reviennent régulièrement, qui ne nécessitent pas directement ton expertise et qui peuvent être suffisamment structurées pour être confiées à quelqu’un d’autre.

Mais ça ne veut pas dire qu’il faut automatiquement déléguer toutes les tâches qui cochent ces cases.

Voici comment identifier les tâches qu’il est réellement intéressant de sortir de ton assiette — et celles qu’il vaut mieux garder, simplifier ou structurer avant de les déléguer.

1. Quelles tâches ont réellement besoin de toi ?

Commençons par une distinction importante.

« Je suis la personne qui fait cette tâche aujourd’hui » ne veut pas dire « je suis la seule personne capable de faire cette tâche ».

Et surtout, ça ne veut pas dire que cette tâche a besoin de toi.

Quand tu fais quelque chose depuis trois ans, il y a de grandes chances que tu le fasses plus vite et mieux qu’une personne qui débarque demain matin dans ton entreprise.

Ce n’est pas vraiment la question.

Pour savoir si une tâche peut être déléguée, demande-toi plutôt :

Qu’est-ce qui, dans cette tâche, nécessite réellement mon expertise, ma connaissance ou ma capacité de décision ?

Prenons un exemple.

Tu prépares une proposition commerciale pour un prospect.

Peut-être que définir la recommandation, choisir l’offre ou fixer le prix nécessite ton expertise.

Mais récupérer les informations du prospect, créer le document à partir d’un modèle, le mettre en page, l’envoyer et programmer une relance cinq jours plus tard ?

Pas forcément.

Une même tâche peut contenir une partie qui nécessite vraiment ton cerveau et une autre qui pourrait parfaitement être réalisée sans toi.

Et c’est parfois cette deuxième partie qu’il faut commencer par déléguer.

2. Comment identifier les tâches qui te coûtent le plus ?

Quand on cherche quelles tâches déléguer en priorité, le premier réflexe est souvent de regarder le temps.

« Cette tâche me prend trois heures par semaine, donc je devrais la déléguer. »

Le temps compte.

Mais ce n’est pas le seul coût.

Il y a aussi les tâches qui prennent vingt minutes mais que tu repousses pendant quatre jours.

Celles qui interrompent systématiquement ton travail.

Celles auxquelles tu dois penser tous les mardis.

Celles que tu notes à trois endroits différents parce que tu as peur de les oublier.

Celles qui te demandent tellement d’énergie que tu n’as plus envie de faire quoi que ce soit après.

Une tâche peut prendre peu de temps et occuper énormément de place.

Et inversement, tu peux passer trois heures sur quelque chose qui te demande très peu d’effort et que tu apprécies particulièrement.

Pour identifier les tâches à déléguer dans ton entreprise, regarde donc au moins trois choses :

• le temps que la tâche te prend ;
• l’énergie qu’elle te demande ;
• la charge mentale qu’elle génère.

C’est l’ensemble qui permet de comprendre son véritable coût.

3. Qu’est-ce que tu ferais du temps récupéré grâce à la délégation ?

Imaginons maintenant que tu aies identifié une tâche qui te prend cinq heures par mois.

Quelqu’un te propose de s’en occuper pour 300 €.

Est-ce une bonne délégation ?

Impossible à dire comme ça.

La question suivante est : qu’est-ce que ces cinq heures vont te permettre de faire ?

Peut-être qu’elles vont te permettre de prendre un client supplémentaire.

De faire enfin la prospection que tu repousses depuis trois mois.

De travailler sur une nouvelle offre.

De mieux accompagner tes clients actuels.

Ou peut-être qu’elles vont simplement te permettre d’arrêter de travailler le samedi.

Et oui, ça compte aussi.

Le temps récupéré grâce à la délégation n’a pas obligatoirement besoin de générer directement du chiffre d’affaires pour avoir de la valeur.

Mais il devrait répondre à quelque chose.

Sinon, tu risques de déléguer une tâche pour remplir immédiatement l’espace libéré avec trois autres tâches qui n’avaient pas vraiment besoin d’exister.

Avant de déléguer, demande-toi donc :

Qu’est-ce que je veux récupérer grâce à cette délégation ?

Du temps ? De l’énergie ? De l’espace mental ? De la capacité pour développer ton entreprise ?

La réponse change complètement la manière dont tu peux évaluer l’intérêt de déléguer une tâche.

4. Avant de déléguer une tâche, vérifie qu’elle est prête à l’être

Tu as trouvé une tâche chronophage, énergivore, qui n’a pas spécialement besoin de toi.

Parfait.

Mais avant de chercher quelqu’un à qui la confier, il reste une question :

Est-ce que toi-même, tu sais expliquer comment elle doit fonctionner ?

Parce que déléguer ne consiste pas à prendre un problème posé sur ton bureau et à le poser sur celui de quelqu’un d’autre.

Imaginons que ton suivi client soit complètement chaotique.

Tu réponds parfois par mail, parfois par WhatsApp. Certaines informations sont dans ton CRM, d’autres dans tes notes. Tu relances quand tu y penses. Tu n’as pas vraiment défini ce qu’un client doit recevoir ni à quel moment.

Tu pourrais recruter quelqu’un et lui dire :

« À partir de maintenant, tu gères le suivi client. »

Mais tu ne viens pas nécessairement de déléguer ton suivi client.

Tu viens peut-être simplement de déléguer ton bordel.

Et il y a de fortes chances qu’il revienne rapidement vers toi sous forme de questions, d’erreurs et de décisions à prendre.

Parfois, une tâche doit donc être structurée avant d’être déléguée.

Pas besoin d’écrire un manuel de 47 pages.

Mais il faut au minimum pouvoir expliquer ce qui doit être fait, quand, avec quelles informations et comment savoir si c’est correctement réalisé.

Sinon, la délégation risque de te demander plus d’énergie qu’elle ne t’en fait gagner.

5. Faut-il vraiment déléguer cette tâche ?

Et puis il reste une dernière possibilité.

Peut-être que cette tâche ne devrait être faite par personne.

Quand quelque chose nous prend trop de temps, on cherche souvent immédiatement comment l’optimiser.

Ou l’automatiser.

Ou le déléguer.

Mais avant tout ça, il existe une question beaucoup plus simple :

Est-ce que cette tâche sert encore à quelque chose ?

Peut-être que tu produis un reporting chaque vendredi parce que tu as commencé à le faire il y a deux ans.

Peut-être que tu recopies une information dans un tableau que personne ne consulte.

Peut-être que ton client remplit un formulaire de quinze questions alors que tu n’en utilises réellement que cinq.

Déléguer une tâche inutile ne la rend pas plus utile.

Ça permet simplement de payer quelqu’un d’autre pour la faire.

Avant de sortir une tâche de ton assiette, tu peux donc te demander si elle doit être :

• supprimée ;
• simplifiée ;
• automatisée ;
• structurée ;
• déléguée ;
• ou gardée par toi.

La délégation n’est qu’une possibilité parmi les autres.

Alors, quelles tâches déléguer en priorité dans son entreprise ?

Si tu veux identifier les tâches les plus intéressantes à déléguer, ne commence pas par chercher une liste sur Internet.

Regarde ton propre fonctionnement.

Qu’est-ce qui te prend beaucoup de temps ou d’énergie ?

Qu’est-ce qui occupe inutilement ton cerveau ?

Qu’est-ce qui revient régulièrement ?

Qu’est-ce qui n’a pas réellement besoin de ton expertise ?

Qu’est-ce qui est suffisamment structuré pour être transmis à quelqu’un d’autre ?

Et surtout : qu’est-ce que tu gagnerais réellement à ne plus avoir à t’en occuper ?

Parce que le but de la délégation n’est pas de pouvoir dire que tu délègues.

Le but, c’est de récupérer quelque chose.

Du temps.

De l’énergie.

De la disponibilité pour tes clients.

De l’espace pour développer ton entreprise.

Ou simplement un samedi où ton ordinateur reste fermé.

Et c’est à partir de là que tu peux décider ce qui mérite réellement de sortir de ton assiette.